Du möchtest eine wichtige Frage stellen und nur Dein Professor weiß die Antwort? Dann wirst Du Dir von einer E-Mail eine schnelle Antwort erhoffen. Doch beim Anschreiben hapert es schon. Denn wie sprichst Du Deinen Professor am besten an und auf welche Höflichkeitsformen solltest Du achten?
Um Dir sämtliche Peinlichkeiten zu ersparen, erfährst Du in diesem Ratgeber, wie das Anschreiben an Deinen Professor gelingt. Dann vermeidest Du jeden Tritt in ein Fettnäpfchen.
Beispiele für ein Anschreiben
Die Anrede sollte auch bei E-Mails nicht vernachlässigt werden. Es ist ein Zeichen des Respekts und der Höflichkeit, dass Du die richtige Form wählst. Schließlich handelt es sich hierbei um eine andere Kommunikation als etwa mit Deinen engsten Freunden.
Möchtest Du eine Antwort erhalten, solltest Du darauf achten einen guten Eindruck zu vermitteln. Andernfalls könnte Deine E-Mail unbeantwortet bleiben oder nur eine kurzsilbige Antwort folgen. Daher gilt in jedem Fall den richtigen Ton zu treffen.
Professoren verfügen meist über mehrere akademische Titel. Dort ist bereits der erste Stolperstein versteckt. Denn die akademischen Titel gehören mit in das Anschreiben. In der Anrede wird der höchste Titel genannt. Ist Dein Professor auch Doktor zugleich, wird „Professor“ in der Anrede verwendet.
„Sehr geehrter Herr Professor Mustermann“
Dies ist für eine E-Mail vollkommen ausreichend. Anders ist es hingegen bei der Anschrift. Sendest Du etwa ein offizielles Dokument an den Professoren, müssen alle Titel aufgeführt werden. Die Titel dürfen hierbei abgekürzt werden.
Prof. Dr. Hab. Mustermann, Universität des Lebens, Fakultät Erfolg, Raum 42
Adressierst Du die E-Mail an mehrere Professoren, wird derjenige mit dem höchsten Titel zuerst genannt. Du hast also nicht die Wahl, die Person zuerst zu nennen, an die die E-Mail hauptsächlich gerichtet ist.
Sehr geehrter Herr Professor Mustermann, sehr geehrter Herr Dr. Schmidt
Mit diesen Hinweisen bist Du beim Anschreiben auf der sicheren Seite und wirst Dir nicht zu Beginn direkt einen Fauxpas erlauben. Doch es gibt noch weitere Fallen, die bei der Kommunikation mit dem Professor beachtet werden sollten.
Das E-Mail Konto
Versendest Du die E-Mail von Deinem privaten Konto und besteht dieses aus einem Fantasienamen, welcher vielleicht ganz lustig klang, als Du diesen mit 12 Jahren erstellt hast? Dann solltest Du dringend darauf verzichten diese Adresse für die Kommunikation an der Universität zu verwenden.
Es wirkt unseriös und hinterlässt keinen guten Eindruck, wenn Du Deine private E-Mail verwendest. Die Gefahr ist dabei, dass der Adressat nicht einmal die Mail öffnet, sondern diese ungelesen im Papierkorb landet.
Auch die technischen Hürden sind ein guter Grund lieber die offizielle E-Mail-Adresse der Universität zu verwenden. Private Mails könnten mit etwas Pech im Spam-Ordner landen und unbeantwortet bleiben. Mit einem offiziellen Uni-Account sollte dies nicht geschehen.
Formlose Ansprache
Der Umgang mit Professoren ist an jeder Universität unterschiedlich. Geht es an Deiner Uni eher familiär zu und kennst Du Deinen Professor mit Vornamen, könntest Du die Distanz in der E-Mail verlieren.
Zur Sicherheit sei auch hier gesagt, dass Du lieber alle Höflichkeitsformen wahrst. Siez Deinen Professor und behalte die notwendige Distanz. Ein kumpelhaftes Anschreiben, wie es etwa bei Whatsapp standardmäßig wär, kommt in der E-Mail gar nicht gut an.
Erst wenn der Professor selber einen lockeren Ton in der E-Mail anschlägt, kannst Du darauf eingehen und das Anschreiben etwas formloser verfassen. Behalte zu Beginn aber jede förmliche Ausdrucksweise bei.
Zeitdruck erzeugen
Das Unileben kann ziemlich stressig sein und es könnte vorkommen, dass Du noch kurz vor einer Deadline eine wichtige Frage hast. Unangebracht ist trotzdem, den Professor auf eine Antwort zu drängen oder diesen zu bitten, die Antwort doch bitte bis zu einem bestimmten Zeitpunkt zu verfassen.
Wenn es wirklich so dringend ist, dann greife lieber zum Hörer und rufe den Lehrstuhl an. Dann wirst Du unverzüglich eine Antwort erhalten und musst nicht den Professor persönlich belagern. Dieser wird ebenfalls mit einer Vielzahl von Mails jeden Tag beschäftigt sein und daher kann es ruhig ein paar Tage dauern, bis eine Antwort verfasst wird.
Unterlasse es daher auch, schon nach ein, zwei Tagen eine Erinnerung zu senden. Dies wirkt nicht nur ungeduldig, sondern auch unhöflich. Gib Deinem Professor etwas länger Zeit und weise lieber nach der Vorlesung auf Deine Mail hin oder ruf kurz an. Dies wird wesentlich wohlwollender aufgenommen als ein Drängen auf eine Antwort.
Unwesentliches weglassen
Ein Studium verlangt von Dir, dass Du zur Selbstständigkeit erzogen wirst. Dies bedeutet, dass Du möglichst selber Antworten auf Fragen finden sollst. Vermeide es daher triviale Fragen an Deinen Professor zu senden, die Du Dir auch selber beantworten könntest. Ein Professor hat hunderte, wenn nicht sogar tausende Studenten zu betreuen. Da bleibt kaum Zeit über, um unnötige Fragen zu beantworten. Frage lieber Deine Kommilitonen oder an einer anderen Stelle nach, falls Unklarheiten bestehen. Oftmals ist der Professor ohnehin nicht die richtige Ansprechperson und am Lehrstuhl sind andere Mitarbeiter für den Ablauf und die Organisation der Lehrveranstaltungen zuständig.
Gleiches gilt auch inhaltlich für die E-Mail. Vermeide es zu ausschweifend zu schreiben und fasse Dich lieber kurz. Dann ist die Wahrscheinlichkeit höher, dass die E-Mail schneller beantwortet wird und Du eine genaue Antwort erhältst.
Verabschiedung
Nicht nur die Anrede ist wichtig. Auch eine Verabschiedung gehört in eine ordentlich verfasste E-Mail an den Professor. Falls Du eine Frage hast, kannst Du Dich schon vorab bedanken.
Ich bedanke mich recht herzlich schon jetzt und verbleibe mit freundlichen Grüßen, Sebastian Jacobitz
Damit hast Du einen netten Schlusspunkt gesetzt und in der gesamten Mail bewiesen, dass Du die gängigen Höflichkeitsformen anwenden kannst. Dies trägt zu Deinem professionellen Auftritt bei und wird einen guten Eindruck hinterlassen.
